Que la venta se facture, se cobre y cuadre sola.

Cómo trabajamos

1. 01

   Levantamos cómo facturas hoy

   Series, folios y razones sociales en uso; con qué régimen, uso de CFDI y forma y método de pago se está emitiendo; quién captura, quién timbra y quién cancela. De ahí sale el mapa de dónde se rompe la cuenta, que casi siempre es el brinco entre el sistema donde operas y el portal donde facturas. En esa misma visita se anotan los tres números con los que después se revisa si sirvió: qué proporción de facturas se timbra bien al primer intento, cuántos días pasan entre la venta y el cobro, y cuántos pagos cuadran solos contra el banco.

2. 02

   Timbramos primero contra el ambiente de pruebas

   El comprobante se timbra contra el ambiente de pruebas del PAC hasta que pasa la validación completa. Ahí salen los defectos que en pantalla no se ven: el número de serie del certificado, la cadena original tomada del XML ya sellado y no de otro lado, la fecha convertida a la hora del centro del país. Nosotros encontramos y corregimos esos tres antes de salir en una implementación real. El sello digital de producción se toca hasta que el comprobante de prueba está limpio.

3. 03

   Un solo contador de folio para factura y complemento

   Es el error que más se repite cuando la facturación se arma por partes: la factura lleva un contador y el complemento de pago lleva otro, los folios se empalman y el problema no aparece el día que ocurre, sino en la auditoría. Aquí el contador es uno solo y con candado, y las cancelaciones no proceden sin el motivo que exige el SAT.

4. 04

   Conectamos la cobranza al mismo dato

   El estado de cuenta que ve tu cliente, la antigüedad de saldos que revisa la dirección y lo que se le reclama a un moroso salen del mismo registro, en centavos enteros. Que el aging sume exacto no es un detalle contable: es la señal de que no hay una segunda versión de la verdad circulando por la empresa.

5. 05

   Cobro en línea que se confirma contra el proveedor

   El pago se da por bueno cuando el sistema vuelve a preguntarle al proveedor de pago, con la llave privada, cuánto se pagó y por cuál orden. Lo que reporta el navegador del comprador se ignora, porque se puede modificar. Y cada evento se procesa una sola vez, para que un reintento del proveedor no cobre ni entregue dos veces.

6. 06

   Arrancamos en paralelo y comparamos antes de apagar lo viejo

   Un periodo completo se factura con el sistema nuevo y con el que ya tenías, y se comparan folio por folio y saldo por saldo. Nadie cambia de sistema de facturación a media quincena confiando en una demostración. Después del arranque, esos tres números se cortan cada mes.

Lo que ya construimos

1. 06.1Tres implementaciones distintas de timbrado en operación, con UUID verificable en cada una.
2. 06.2Un solo contador de folio compartido entre factura y complemento de pago: es el error que más se repite y se resolvió de raíz.
3. 06.3Corrección de tres defectos fiscales reales antes de salir: número de serie del certificado, cadena original tomada del XML y fecha convertida a hora del centro.
4. 06.4Integración de cobro en línea donde el webhook reconsulta la orden con la llave privada y valida el monto en vez de creerle al navegador.
5. 06.5Protección contra doble cobro y doble entrega por identificador de evento.

Preguntas

¿Puedo timbrar desde mi propio sistema o tengo que facturar en un portal aparte?

Sí se puede timbrar desde tu propio sistema, y ese es justamente el punto. Tu empresa necesita tres cosas a su nombre: e.firma vigente, al menos un Certificado de Sello Digital (CSD) emitido por el SAT, y contrato con un PAC, que es el proveedor autorizado que le pone el timbre al comprobante. El sistema arma la factura y la sella con tu CSD; el PAC la valida, la timbra y la reporta al SAT. Lo que se construye en este proyecto es la parte que vive dentro de tu sistema, para que la factura salga del mismo lugar donde ya registras la venta.

¿Tengo que cambiar de PAC o de contador?

No. El PAC y los timbres se contratan a nombre de tu empresa y el sistema se conecta al que ya tengas; no somos PAC ni vendemos timbres, así que no ganamos nada si cambias. Tu contador tampoco queda fuera: define contigo el catálogo de claves —régimen fiscal, uso del CFDI, forma y método de pago— antes de que salga la primera factura, y después recibe los XML y PDF ya timbrados con su reporte por periodo. Una advertencia que conviene tener por escrito desde antes: el SAT actualiza catálogos y validaciones con regularidad, y un catálogo vencido hace que el timbrado se rechace, así que quién mantiene esas actualizaciones se acuerda al firmar, no cuando ya rebotó una factura.

¿Cómo evitan que se me pase un complemento de pago?

El complemento de pago se emite desde el mismo sistema donde quedó registrado el cobro, en lugar de depender de que alguien se acuerde. La regla del SAT es emitirlo a más tardar el día 5 natural del mes siguiente a aquel en que se recibió el pago; por eso el sistema lista las facturas en parcialidades o diferido (PPD) que todavía no tienen su complemento y avisa antes de esa fecha, no después. Facturas y complementos comparten un solo contador de folios, que es lo que evita el empalme que luego nadie sabe cómo explicarle a un auditor.

¿Qué pasa si hay que cancelar una factura que ya se timbró?

Se cancela desde el mismo sistema y con el motivo que exige el SAT: comprobante con errores con sustitución, con errores sin sustitución, operación no realizada, o factura global que se convierte en nominativa. Cuando hay sustitución, el orden importa: primero se emite el comprobante correcto relacionándolo con el que va a reemplazar, y hasta entonces se solicita la cancelación del original. El sistema no deja cancelar sin motivo y guarda quién la pidió, cuándo y contra qué comprobante quedó relacionada, que es exactamente lo que hace falta cuando alguien pregunta seis meses después.

¿El cobro en línea y la conciliación con el banco de verdad se hacen solos?

El cobro sí; la conciliación, casi. Tu cliente paga con tarjeta o ficha OXXO en tu sitio y el sistema no da el pago por bueno con lo que dice el navegador —eso se puede alterar—, sino volviéndole a preguntar al proveedor de pago, con la llave privada, cuánto se pagó y por cuál orden; además cada aviso se procesa una sola vez, para que un reintento no cobre ni entregue dos veces. La conciliación cruza automáticamente lo cobrado contra lo depositado por referencia y monto, y lo que no cruza cae en una lista de excepciones para que una persona la resuelva: prometer conciliación cien por ciento automática es lo que hace que después no se crea nada más. El dinero nunca pasa por nosotros: la cuenta con la pasarela se contrata a nombre de tu empresa, el depósito llega a tu cuenta y la comisión la fija el proveedor.

¿Cuánto cuesta y cuánto tarda?

Se cotiza a precio cerrado, con el alcance escrito, después de una revisión sin costo de cómo facturas hoy. Lo que mueve el precio es concreto: cuántas razones sociales y series de folios hay que atender, si además de facturas entran complementos de pago y cancelaciones, si el sistema desde el que vas a facturar ya existe o hay que construirlo, y si el proyecto incluye cobro en línea y conciliación. Aparte del proyecto quedan dos costos recurrentes que no son nuestros y conviene tener a la vista desde el principio: los timbres que cobra el PAC y la comisión que cobra la pasarela de pagos.